Esta política explica qué información se utiliza en Incden y cómo llega a la organización que ofrece el servicio. Al registrarte, facilitas datos para crear una cuenta. Cuando accedes al espacio de una empresa y envías una incidencia, los datos del aviso y tu nombre se remiten a esa empresa para que pueda recibirlo y gestionarlo. La organización debe mostrar su propia información de privacidad antes de que envíes datos a su espacio.
1. Responsable y roles en el tratamiento
DHsoftware es el nombre comercial de David Hernández. Para consultas sobre privacidad puedes escribir a contacto@dh-sw.net o utilizar el formulario de contacto.
En el tratamiento de las incidencias enviadas al espacio de una empresa, esa empresa o entidad decide para qué se usan los datos y actúa como responsable del tratamiento. DHsoftware opera Incden y trata los datos de la incidencia por cuenta de la organización, como encargado, de acuerdo con las instrucciones y el contrato aplicable. La identidad y los datos de contacto de la organización concreta, junto con la base jurídica y los plazos que haya definido, deben facilitarse en el propio espacio antes del envío; esta política general no sustituye ese aviso.
DHsoftware puede actuar como responsable independiente para los datos que recibe directamente en consultas comerciales o de soporte y para los datos técnicos que utiliza con fines propios de seguridad y mantenimiento. El rol depende de la finalidad concreta y de quién la determina.
2. Datos que puede tratar Incden
Según las funciones activas y la información que se facilite, Incden puede tratar:
- Al registrarte: nombre, correo electrónico y los demás datos de perfil que se soliciten en el formulario, además de los identificadores necesarios para mantener la cuenta.
- Al enviar una incidencia: ubicación asociada al aviso, fotografía o archivo adjunto, descripción, categoría y prioridad seleccionadas, así como el nombre de la cuenta desde la que se envía. La empresa recibe estos datos para gestionar la incidencia.
- Datos de contacto incluidos en el aviso: si escribes un correo electrónico, teléfono u otro dato personal en la descripción o en un campo del formulario, ese contenido también se envía a la empresa junto con la incidencia. El correo usado para registrarte no se incluye automáticamente en el aviso, salvo que el formulario de esa organización lo indique o lo incorpores al contenido enviado.
- Información añadida por la empresa: la organización y su personal pueden incorporar al expediente datos relativos a su gestión, como cambios de estado, asignaciones, comentarios, instrucciones o información de resolución. Estos datos quedan asociados a la incidencia y pueden mostrarse a las personas autorizadas.
- Datos técnicos: registros de conexión, dispositivo y funcionamiento que sean necesarios para prestar, proteger y diagnosticar el servicio.
La ubicación solo se adjunta cuando la función correspondiente está disponible y se utiliza; el permiso del dispositivo puede denegarse si la incidencia puede enviarse sin ella. Las fotos y descripciones pueden contener datos de terceras personas. Evita incluir información que no sea necesaria y, en particular, datos sensibles o imágenes de personas ajenas al aviso. La empresa responsable debe determinar cómo tratar la información que recibe y facilitar la información de privacidad que corresponda.
3. Origen y finalidades
Los datos de cuenta y del aviso proceden principalmente de ti cuando completas el registro y, después, decides si envías una incidencia a una empresa. La organización puede añadir información de gestión al expediente. Los datos se utilizan para:
- Crear y mantener tu cuenta de Incden.
- Transmitir a la empresa elegida el aviso que envías, junto con tu nombre y los datos que hayas incluido en él.
- Permitir que la empresa clasifique, asigne, consulte y gestione la incidencia, y añada información sobre su tramitación.
- Facilitar, cuando esté habilitado, el uso de la ubicación asociada al aviso y comunicar cambios de estado o respuestas.
- Mantener la seguridad y el funcionamiento técnico de Incden.
- Atender consultas dirigidas directamente a DHsoftware.
4. Bases jurídicas
La organización utiliza los datos de la incidencia para recibirla, valorarla y gestionar las actuaciones relacionadas. La base jurídica aplicable depende de la organización y del contexto en que presta ese servicio. Registrarte o pulsar «Enviar incidencia» expresa que quieres crear la cuenta o remitir ese aviso; no constituye por sí solo un consentimiento general para otros usos de tus datos.
DHsoftware trata el expediente por cuenta de la organización siguiendo sus instrucciones documentadas y el acuerdo de encargo correspondiente. Para la cuenta necesaria para utilizar Incden, DHsoftware trata los datos mínimos para habilitar el acceso y prestar la función solicitada, según la configuración del servicio y el reparto de responsabilidades aplicable. Los datos que DHsoftware trate con fines propios, como seguridad técnica, se limitarán a esos fines y contarán con su propia base jurídica.
Si la ubicación es opcional, se solicitará el permiso del sistema operativo cuando intentes utilizar esa función y podrás denegarlo; la ubicación no debe ser requisito para enviar el aviso salvo que la organización justifique que es necesaria y lo informe claramente. El permiso técnico del dispositivo no sustituye la obligación de informar ni determina por sí solo la base jurídica del tratamiento.
5. Destinatarios y proveedores
Al enviar una incidencia, se comunica a la empresa cuyo espacio has elegido: el contenido del aviso (incluidos ubicación, fotografía, descripción, categoría y prioridad), el nombre asociado a tu cuenta y cualquier otro dato personal que hayas escrito o adjuntado. La empresa puede permitir el acceso a su personal autorizado y añadir al expediente información necesaria para tramitarlo. Los datos del registro no se hacen llegar automáticamente a todas las empresas: se comparten con la empresa destinataria cuando utilizas su espacio para enviar el aviso, junto con los datos indicados en esta política.
DHsoftware y los proveedores autorizados que resulten necesarios para alojar, almacenar, transmitir o dar soporte a Incden pueden tratar esos datos para prestar el servicio bajo las instrucciones y garantías contractuales aplicables. Las autoridades podrán recibir datos cuando exista una obligación legal.
Incden no comparte datos para que terceros los utilicen con fines de publicidad o comercialización. Si un proveedor necesitara tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo, se aplicarán los requisitos y garantías previstos por el RGPD para transferencias internacionales. La información sobre proveedores, ubicación del tratamiento y garantías aplicables deberá consultarse en el acuerdo de servicio o solicitarse a contacto@dh-sw.net.
6. Conservación
- Incidencias enviadas a una empresa y datos que esta añada: durante el periodo que determine esa organización como responsable. DHsoftware los conservará por cuenta de la organización mientras se preste el servicio y después los devolverá o suprimirá de acuerdo con el contrato, salvo obligación legal.
- Cuenta y perfil: mientras la cuenta permanezca activa y sea necesaria para prestar Incden. Si solicitas cerrarla, se gestionará la eliminación o desvinculación conforme al servicio y a las instrucciones aplicables; la supresión de la cuenta no implica necesariamente que la empresa elimine de inmediato los expedientes que deba conservar con una base jurídica propia.
- Registros técnicos y de seguridad: durante el tiempo necesario para proteger y diagnosticar el servicio, de acuerdo con la configuración de Incden y las obligaciones legales aplicables.
- Consultas dirigidas a DHsoftware: durante el tiempo necesario para responder y, después, durante los plazos de prescripción de posibles responsabilidades.
7. Derechos de las personas
Para ejercer tus derechos sobre la cuenta de Incden o sobre una incidencia enviada, puedes contactar con la empresa destinataria —que decide sobre la gestión del expediente— y también escribir a DHsoftware para que te orientemos o traslademos la solicitud cuando corresponda. La empresa resolverá las solicitudes relativas a los datos de los que es responsable; DHsoftware colaborará en su atención en el marco del servicio. Para datos tratados por DHsoftware con fines propios, puedes ejercer tus derechos escribiendo a esa misma dirección.
Cuando un tratamiento se base en el consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento; la retirada no afecta a la licitud del tratamiento previo ni a otros tratamientos con una base jurídica distinta. También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
8. Datos necesarios y decisiones automatizadas
El nombre y el correo electrónico que solicite el formulario de registro son necesarios para crear y mantener la cuenta; sin ellos, no se podrá completar el registro. Para tramitar una incidencia, la empresa puede exigir determinados campos y explicar cuáles son obligatorios y qué ocurre si no se facilitan. La ubicación, las fotos y los datos de contacto adicionales solo deben aportarse cuando sean pertinentes para el aviso. No incluyas datos de terceros que no sean necesarios.
Las notificaciones automáticas de Incden comunican cambios de estado y asignaciones; no constituyen por sí mismas decisiones automatizadas con efectos jurídicos o de importancia similar para la persona.
9. Seguridad
Se aplican medidas técnicas y organizativas adecuadas al servicio para proteger los datos frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación. Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar un riesgo cero; las organizaciones usuarias también deben administrar adecuadamente sus cuentas, permisos y dispositivos.
10. Cambios y contacto
Esta política puede actualizarse para reflejar cambios en Incden, sus proveedores o la normativa aplicable. La versión vigente mostrará su fecha de actualización. Para consultas sobre privacidad, escribe a contacto@dh-sw.net.